Un Trello pour moi tout seul

Lucidiot Productivité 2018-04-30
Retour d'expérience sur l'utilisation d'un tableau Trello pour organiser sa vie quotidienne.


Introduction

Depuis le début du mois, je suis en stage, et j'habite dans une résidence étudiante. Je m'attendais à pouvoir disposer d'une bonne connexion internet en n'utilisant que le forfait de mon téléphone, mais ça s'est avéré impossible avec les murs incroyables de ce bâtiment qui empêchent toutes les ondes radio de passer. Pour publier cet article, j'ai dû mettre mon téléphone au bord de la fenêtre ouverte pour capter une barre de H+. La résidence dispose de Wifirst, mais je le capte aussi mal que le réseau mobile ; j'ai donc décider de profiter d'une offre promotionnelle de Orange qui proposait une box à 15€ par mois - je l'attends toujours, plus de 20 jours après, en raison du très long temps de traitement de la paperasse.

Bref, avec tout ça, il ne me restait finalement plus que mon Bullet Journal pour m'organiser ; plus de Habitica, de Google Keep, de Simplenote, de Microsoft To-Do, ou quoi que ce soit. Je pouvais toujours utiliser Habitica si je le souhaitais avec l'application mobile, mais je la trouve atrocement lente surtout pour mes usages. J'ai cependant un accès internet 5 fois plus rapide que chez mes parents au boulot, donc je n'ai pas hésité à en profiter pour faire le plein de séries, films ou musiques pour mes soirées hors ligne.

Pour mon stage, on me fait utiliser Trello. J'avais déjà eu un peu l'occasion de le voir sur de gros projets open-source tels que Habitica, et j'en connaissais déjà le principe, mais je n'ai jamais vraiment eu l'occasion de m'en servir. Je me suis très vite habitué à l'interface plutôt condensée qui permet un affichage rapide de beaucoup d'informations, et après une ou deux semaines, j'ai pris la décision de me créer un tableau Trello personnel, en dehors du cadre de mon entreprise.

Début du test

Trello est un outil permettant d'organiser des tâches selon la méthode Kanban. Cette méthode consiste initialement en l'utilisation de post-its sur un tableau découpé en colonnes ; on déplace un post-it vers une colonne « En cours » par exemple puis vers « Terminé ». Cela permet de suivre rapidement la progression d'un projet de manière visuelle. Trello ajoute à cela des possibilités de collaboration et d'intégration avec d'autres services, ce qui permet d'agrandir les cas d'utilisation ; on peut par exemple s'en servir pour la gestion d'un support technique de petite taille.

L'objectif initial était de m'organiser pour accomplir les objectifs que je m'étais fixé en janvier ; en début d'année, je m'étais juré d'avancer sur certains projets personnels tels que PseudoScience, la version 5 de Brainshit écrite en Python avec Django, la version Vue.js de Transporte, etc. Et puis, ayant un peu de mal à conserver les tâches qui n'ont pas de deadlines sur mon bullet journal, j'ai décidé de finalement utiliser ce tableau pour organiser à peu près tout dans ma vie personnelle ici.

Voici donc les colonnes que j'ai choisi de mettre en place :

Je n'avais aucune idée de comment m'y prendre pour y arriver du premier coup, évidemment ; alors j'ai fait un peu au pif, et je me suis rendu compte un peu plus tard que j'avais quasiment mis en place un équivalent du système Getting Things Done ou GTD. Le GTD est une technique assez répandue que tout le monde essaie d'implémenter dans à peu près n'importe quoi ; si on peut caser du GTD dans une application, un outil, un objet, alors ça peut servir à gérer des tâches.

Un peu plus tard, j'ai tout simplement trouvé des articles sur l'utilisation de Trello pour appliquer la méthode GTD ; je ne suis pas si étonné que ça. La méthodologie GTD est difficile à implémenter dans des systèmes autres que des tableaux Kanban, tout comme on place difficilement un Bullet Journal ailleurs que dans un carnet.

Résultat

Le résultat de tout cela, donc : je peux accéder en toute discrétion à toutes mes tâches personnelles au boulot sans que personne ne se pose de questions, puisqu'on utilise déjà Trello à la base. Je peux également immiscer des cartes de tableaux de mon entreprise dans mon tableau personnel, ce qui me permet de m'organiser un peu comme j'en ai envie, et avec l'application mobile je peux saisir plutôt vite des tâches et faire presque tout ce que je fais déjà sur l'application web.

Trello m'a apporté des solutions aux problèmes que je rencontrais avec Habitica en ce qui concerne la gestion des tâches ; les tags sont insuffisants lorsqu'on a trop de projets en cours ou qu'on a des centaines de tâches en attente. Je peux tout voir en plusieurs colonnes, l'interface est beaucoup plus condensée et sobre, ça me donne donc plus envie de travailler ou de faire ce que je dois faire.

Je me suis senti un peu bizarre quand j'ai commencé à créer des cartes « Faire la lessive » ou d'autres banalités de ce genre, mais ça m'a vraiment été utile pour essayer d'oublier toutes ces choses de la vie adulte auxquelles je ne suis pas habitué et qui me ralentissent dans mes pensées ; je peux m'en occuper lorsque cela est nécessaire ou possible, comme c'est actuellement le cas pour tous mes projets, pour mon boulot ou pour mes études.

En plus d'un relatif apaisement de mes pensées donc, cela me permet également de suivre ma progression et de pouvoir ajouter de nombreux détails aux tâches ; elles ne sont plus de simples éléments comme sur Habitica ou dans un Bullet Journal, on peut y mettre des commentaires, y joindre des fichiers, des URL, faire des intégrations avec d'autres services tels que GitHub ou Google Drive, catégoriser, ajouter des deadlines, des sous-tâches, etc., ce qui m'est fort utile dans plusieurs de mes projets où je ne suis pas encore trop sûr de là où je veux aller.

J'utilise par exemple une carte par chapitre de ma nouvelle fiction Carthage, avec en description un résumé du chapitre, et dans les commentaires des idées ou des questions en suspens sur le cours de l'histoire. Pour des études pseudoscientifiques, j'irais mettre d'éventuels résultats de recherche préliminaires ou des détails utiles à la rédaction.

Automatisation

J'essaie à présent de revenir sur Habitica, car Trello montre ses limites lorsqu'on veut gérer des habitudes ou des tâches répétitives ; ça n'est pas vraiment le genre de choses qui rentre correctement en méthode Kanban. J'ai donc pris la décision de combiner les avantages de tous mes services en utilisant Microsoft Flow, un service du style de IFTTT ou Zapier qui permet d'exécuter des tâches automatisées entre diverses applications. IFTTT est très orienté Internet des objets, tandis que Zapier cherche juste à avoir un maximum d'applications et que Flow s'oriente vers des utilisateurs d'entreprise.

J'ai d'abord commencé en utilisant Zapier à l'aide d'un guide fourni sur le wiki de Habitica, car une intégration en version bêta est disponible. Cependant, je me suis heurté aux limites de la version gratuite, et je ne vais certainement pas payer 100 dollars par mois pour disposer de ce dont j'ai besoin. Flow n'a pas d'intégration avec Habitica, vu que ce n'est pas vraiment orienté pour les entreprises, mais propose des fonctionnalités plutôt avancées pour communiquer en HTTP et donne beaucoup plus de possibilités en version gratuite, je suis donc resté sur celui-ci.

J'utilise donc Microsoft Flow pour relier mes dépôts GitHub, mon tableau Trello, et Habitica. Pour ce faire, lorsqu'il y a une nouvelle issue ouverte et assignée à moi sur n'importe quel dépôt, une carte Trello atterrit dans mon Inbox, et je suis ensuite libre d'en faire ce que je veux. Et lorsqu'il y a une nouvelle carte Trello, qu'elle vienne de GitHub ou qu'elle soit créée manuellement, une tâche est ajoutée à Habitica.

J'aurais souhaité pouvoir intégrer également un cochage automatique des tâches lorsque je déplace une carte vers la colonne Terminé, mais l'intégration de Flow avec Trello est trop limitée pour permettre cela. Ils ne vont probablement pas ajouter grand chose, puisque Trello est un concurrent de Microsoft Planner. Tant pis, je coche donc mes tâches régulièrement quand je me connecte à Habitica.

Conclusion

Je connaissais Trello de nom depuis un bon moment, cependant j'ai longtemps hésité à le tester de moi-même, me disant que ce n'était pas vraiment un outil approprié à mon usage, qu'il était surtout fait pour les équipes. Cette expérience m'a prouvé le contraire. Et je pense que ce qu'on peut en retenir, c'est qu'il ne faut pas hésiter à tester de nouvelles choses. Mon ancien fonctionnement, qui reposait majoritairement sur mon Bullet Journal et Habitica, n'est plus parfaitement adapté à ma situation, donc j'ai évolué.

La leçon que je retiens surtout de cette utilisation inhabituelle de Trello est qu'il ne faut pas hésiter à adapter ses outils ou à en utiliser de nouveaux pour accomplir ce qu'on veut, et pas suivre de quelconques clichés ; certains utilisent Evernote ou OneNote pour faire un Bullet Journal et n'ont aucun problème par exemple.

Pour ce qui est des alternatives libres aux services que j'utilise, je cherche encore quelque chose de suffisamment bon pour au moins supporter plusieurs étapes et des conditions dans les tâches automatiques pour remplacer Flow (je pourrais probablement utiliser un système fait maison, mais cela impliquerait une maintenance supplémentaire non négligeable que je ne veux pas m'imposer), et je cherche aussi toujours une alternative libre à Trello qui aurait un design aussi bon — Kanboard, dont une instance est gérée par Framasoft, a encore du chemin à parcourir dans ce sens.


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